Servizi - Archiviazione documentale
Dall'efficienza all'Archiviazione Sostitutiva...
Il controllo e la gestione del flusso documentale degli uffici è una necessità stringente ormai da qualche anno.
Le aziende, accatastano, stampano e conservano ancora la maggior parte dei documenti all'interno di faldoni stipati in archivi polverosi.
Le tecnologie e la normativa vigente consentono alle aziende di gestire tale flusso in ingresso e in uscita senza dover "materializzare" i documenti, risparmiando così sulla stampa, sulla catalogazione e sullo spazio dedicato agli archivi.
Gli obiettivi della dematerializzazione sono due, ben distinti tra loro: da una parte si punta ad eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche oppure scartandoli, dall'altra si adottano criteri per evitare o ridurre grandemente la creazione di nuovi documenti cartacei.
Un archivio elettronico consente all'azienda di:
• Risparmiare la materializzazione dei documenti (carta, toner,
  manutenzione stampanti...)
• Risparmiare il tempo del personale dedicato
  alla archiviazione dei documenti
• Risparmiare lo spazio fisico dedicato agli archivi
• Risparmiare tempo nella ricerca dei documenti archiviati
La normativa vigente consente alle aziende di operare la conservazione sostitutiva di ogni documento rilevante ai fini tributari, conservandolo in formato elettronico anzichè cartaceo, a condizione che vengano rispettati i requisiti stabiliti dalla normativa vigente. Fase fondamentale che apre il processo di archiviazione è l'acquisizione dei documenti da archiviare, che varia in funzione del tipo di documento che si vuole archiviare; si possono infatti archiviare documenti cartacei o documenti elettronici e documenti generati da qualsiasi applicazione o gestionale che generi delle stampe.